Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Borkowski Lab spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą pod adresem Sulejkowska 56/58 m. 514, 04-157 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001254784, NIP 1133207657.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@najemno.pl.

Polityka opisuje cztery sytuacje: odwiedziny na tej stronie (punkt 3), kontakt, który sami inicjujemy (punkt 4), współpracę z klientami korzystającymi z systemu Najemno (punkt 5) oraz korzystanie z samego systemu (punkt 6).

2. Dane przetwarzane w systemie na zlecenie klienta

System Najemno udostępniamy agencjom i zarządcom nieruchomości (dalej: Klient), którzy prowadzą w nim obsługę najmu. Dane najemców, właścicieli nieruchomości i pozostałych kontrahentów, a także zapisy o czynnościach wykonanych w systemie na tych danych, przetwarzamy wyłącznie na polecenie Klienta, jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Administratorem tych danych jest Klient, a nie my.

Jeżeli korzystasz z systemu jako najemca, właściciel nieruchomości albo pracownik agencji, administratorem Twoich danych związanych z obsługą najmu jest podmiot, który nadał Ci dostęp do systemu - agencja lub zarządca obsługujący Twój najem lub Twoją nieruchomość. To do niego kieruj żądania dotyczące tych danych. Żądanie skierowane do nas przekażemy administratorowi niezwłocznie, nie udzielając odpowiedzi merytorycznej.

Niniejsza polityka nie dotyczy tego przetwarzania. Punkty 3–6 opisują wyłącznie dane, których administratorem jesteśmy my.

3. Osoby odwiedzające stronę

Statystyka odwiedzin

Do statystyki odwiedzin używamy narzędzia Umami. Nie zapisuje ono plików cookies ani innych danych na Twoim urządzeniu - dlatego nie prosimy o zgodę na cookies i nie pokazujemy baneru zgody. Zbierane dane mają charakter zagregowany: odsłony poszczególnych podstron, źródło wejścia (strona odsyłająca), przybliżona lokalizacja ustalona z adresu IP (kraj) oraz typ urządzenia, przeglądarki i systemu.

Twój adres IP służy wyłącznie chwilowo - do ustalenia kraju i wygenerowania nietrwałego skrótu odróżniającego wizyty - i nie jest przechowywany. Nie pozwala nam to zidentyfikować konkretnej osoby ani śledzić jej pomiędzy różnymi stronami internetowymi. Nie profilujemy odwiedzających i nie przekazujemy tych danych podmiotom trzecim w celach reklamowych.

Umawianie spotkań i kontakt e-mail

Do umawiania rozmów korzystamy z usługi meetergo, dostarczanej przez meetergo GmbH z siedzibą w Niemczech. Dane podajesz dobrowolnie w formularzu rezerwacji (np. imię, adres e-mail i wybrany termin); są one przetwarzane zarówno przez meetergo zgodnie z jego polityką prywatności, jak i przez nas w celu organizacji i przeprowadzenia spotkania.

Jeżeli piszesz do nas na adres e-mail, przetwarzamy Twój adres oraz treść korespondencji, aby odpowiedzieć na zapytanie i przedstawić informacje o usłudze Najemno. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi lub umówienia rozmowy.

Podstawa prawna i okres

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes, którym jest analiza działania strony oraz obsługa zapytań i prowadzenie korespondencji. Jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy, podstawą może być także podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Korespondencję i dane z rezerwacji spotkań przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi kontaktu i ewentualnych dalszych rozmów, nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu.

4. Kontakt w ramach propozycji współpracy

Kontaktujemy się bezpośrednio z agencjami i zarządcami nieruchomości, żeby przedstawić propozycję współpracy. Jeżeli otrzymał(a)eś od nas taką wiadomość, poniższe informacje dotyczą Ciebie (art. 14 RODO).

• Źródło danych: źródła publicznie dostępne - strony internetowe agencji, rejestry CEIDG i KRS oraz publiczne profile firmowe.
• Zakres danych: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, nazwa i dane firmy oraz notatki z naszej komunikacji.
• Cel: przedstawienie propozycji współpracy B2B (marketing bezpośredni).
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług.
• Okres przechowywania: do zgłoszenia sprzeciwu, maksymalnie 2 lata od ostatniego kontaktu.
• Sprzeciw: wystarczy odpowiedzieć na otrzymaną od nas wiadomość albo napisać na kontakt@najemno.pl. Dane usuwamy bez zbędnej zwłoki i nie kontaktujemy się ponownie.

5. Klienci i osoby wskazane przez Klienta

a) Osoby kontaktowe

W umowie o korzystanie z systemu Klient wskazuje osobę kontaktową do bieżącej współpracy. Jeżeli jesteś taką osobą, poniższe informacje dotyczą Ciebie.

• Źródło danych: dane otrzymujemy od Klienta, który Cię wskazał (art. 14 RODO).
• Zakres danych: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, stanowisko lub rola, a także treść korespondencji i zgłoszeń kierowanych do nas.
• Cel: wykonywanie umowy zawartej z Klientem, w szczególności prowadzenie czynności wdrożeniowych, obsługa zgłoszeń i wsparcia technicznego oraz bieżąca komunikacja.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy zawartej z podmiotem, który Cię wskazał, i na utrzymaniu z nim kontaktu.
• Okres przechowywania: przez czas obowiązywania umowy z Klientem, a po jej zakończeniu - do upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających.

b) Dane w dokumentach rozliczeniowych

Za korzystanie z systemu wystawiamy Klientowi faktury. Jeżeli Klient prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, dane na fakturze są jego danymi osobowymi.

• Zakres danych: imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności, NIP, numer rachunku bankowego oraz dane rozliczeniowe wynikające z wystawionych dokumentów.
• Cel: wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz wykonanie obowiązków podatkowych i rachunkowych.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
• Okres przechowywania: przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości, co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

6. Osoby korzystające z systemu

Niezależnie od danych przetwarzanych na polecenie Klienta (punkt 2), prowadzimy własne rejestry techniczne i rejestry bezpieczeństwa systemu. Ich administratorem jesteśmy my. Dotyczy to każdej osoby korzystającej z systemu - zarówno pracowników i współpracowników Klienta, jak i najemców oraz właścicieli nieruchomości korzystających z udostępnionych im funkcji.

• Zakres danych: adres IP, identyfikator sesji, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, a także zapisy o dostępie do systemu: data i czas, identyfikator konta oraz wynik próby uwierzytelnienia.
• Cel: zapewnienie bezpieczeństwa systemu, wykrywanie i przeciwdziałanie nadużyciom oraz nieuprawnionemu dostępowi, diagnozowanie awarii, a także wykazanie zgodności z obowiązkami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych. Dane te przetwarzamy wyłącznie w tym zakresie.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie bezpieczeństwa systemu i przetwarzanych w nim danych.
• Okres przechowywania: 12 miesięcy od zarejestrowania zdarzenia, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do wyjaśnienia zgłoszonego incydentu bezpieczeństwa albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Sprzeciw: możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (art. 21 ust. 1 RODO). Rozpatrzymy go, ale w większości przypadków nie będziemy mogli go uwzględnić. Bez tych zapisów nie wykrylibyśmy włamania na konto, nie ustalilibyśmy, kto i kiedy dostał się do danych, ani nie odtworzyli przebiegu awarii. Chroni to nie tylko Ciebie, ale wszystkie pozostałe osoby korzystające z systemu.

7. Odbiorcy danych

Dane, których jesteśmy administratorem, powierzamy podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi:

Dane mogą być również udostępnione doradcom prawnym oraz podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach reklamowych.

Wykaz podmiotów przetwarzających dane powierzone nam przez Klienta (punkt 2) określa umowa powierzenia zawarta z Klientem i może się od powyższego różnić.

8. Twoje prawa

Niezależnie od tego, której z powyższych sytuacji dotyczą Twoje dane, masz prawo:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
• usunięcia danych - z zastrzeżeniem przypadków, w których przepisy nakazują nam dalsze przechowywanie danych albo w których przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie - w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny zawsze i bezwarunkowo;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W każdej z tych spraw wystarczy napisać na kontakt@najemno.pl.

Jeżeli Twoje żądanie dotyczy danych przetwarzanych w systemie na zlecenie Klienta, skieruj je do Klienta zgodnie z punktem 2.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosujemy profilowania w rozumieniu RODO.

10. Wersje polityki

Polityka oznaczona jest datą wersji. Obowiązuje wersja o najpóźniejszej dacie, dostępna pod adresem https://najemno.pl/polityka-prywatnosci. Poprzednie wersje przechowujemy i udostępniamy na żądanie skierowane na adres kontakt@najemno.pl.